Vyúčtování 2008

[rovenskar]

Dobrý den.
Zajímalo by mne kdy mohu reálně očekávat vyúčtování za rok 2008.
Děkuji az odpověď.
Rovenská

[alena.jaskova]

Dobrý den paní Rovenská,
tak na tuto otázku Vám bohužel zatím nedokážeme odpovědět vzhledem k situaci ohledně současného správce, se kterým jsme ve výpovědní lhůtě.
V červnu chceme svolat shromáždění, na kterém snad už bude situace jasnější.

[Gi..Gi]

Dobrý den,zrovna jsem se dočetl,že je správcovská firma vypovězena ....... Myslite tím firmu Servis 58 ? Děkuji

[alena.jaskova]

ano, přesně tak. v tuto chvíli jsme ve výpovědní lhůtě a jednáme o dalším postupu.

[jdostalova]

Dobrý den,
bylo by možné, aby byli vlastníci oficiálně informování o závažnosti situace a o stavu v jakém se SVJ ohledně výběru nového správce nachází?
Obávám se, že při nedostatečné informovanosti se nemusí dostavit dostatečný počet vlastníků na Shromáždění a tím se SVJ může dostat do velice nezáviděníhodné situace.

Děkuji.

[LikarJ]

Zdravím,
bohužel lze konstatovat, že se situace kolem SVJ a Servis 58 mění každým dnem.

Veškeré informace by se samozřejmě vlastníci dozvěděli včas, z průvodního dopisu k plánovanému shromáždění. Není zájmem nikoho z výboru SVJ informace vlstníkům neposkytovat, nicméně důvodem doposud bylo to, že se hledal možný postup, jak celou vzniklou situaci řešit a nezatěžovat se vysvětlováním každému jednotlivě, jak to vlastně je. Předpokládalo se, že vhodnou metodou bude osvětlení celého problému na shromáždění vlastníků, kam by vlastníci dorazili již seznámeni s klíčovými událostmi a pouze by se vše ujasnilo.

Zkusím tedy objasnit podstatu věci - předně, 1.4.2009 byla SVJ převzata od Servis 58 ("Správce") výpověd ("Výpověď") Smlouvy o obstarání správy nemovitosti ("Smlouva"). Veškeré podstatné dokumenty jsou přiloženy.

Zkusím se vrátit trochu zpět a objasnit příčiny Výpovědi. Do 31.12.2007 náš dům spravovala správcovská společnost Austis a.s. Jelikož nebyli schopni zajistit správu domu ve vyhovující kvalitě (především údržba domu a vedení evidence plateb vlastníků a s tím související vymáhání dluhů na zálohách), po několikerých urgencích a reklamacích služeb jim byla vypovězena ze strany SVJ smlouva. Díky průtahům a neochotě ze strany Austis s SVJ jednat o ukončení smluvního vztahu a vyrovnání pohledávek došlo k situaci, kdy Austis předal SVJ pozdě k odsouhlasení náklady, pozdě vypracoval vyúčtování roku 2007 a pozdě zpracoval účetnictví roku 2007 (až v listopadu 2008). Nicméně, celá záležitost se nyní blíží k celkové dohodě o finančním vyrovnání s SVJ (až do roku 2007 SVJ hospodařilo přes účet Austis, od 2007 má SVJ účet vlastní). Veškeré tyto skutečnosti jsou nynějšímu Správci známy, při přebírání správy domu od 1.1.2008 si Správce vyžádal Plnou moc k jednání s Austis-em, právě kvůli převzetí veškerých potřebných náležitostí.

Od 1.1.2008 náš dům spravuje nový Správce (Servis 58). První půlrok výbor SVJ mlčky akceptoval některé nesplněné povinnosti Správce s tím, že Správce teprve „najíždí“ na zaběhnutý režim. První úskalí nastalo ve chvíli, kdy byl Správce v polovině roku 2008 (červen 2008) vyzván SVJ k vymáhání dluhu vlastníků na zálohách roku 2008 – tady došlo k tomu, že zaplacení dluhů bylo Správcem vyžadováno i po vlastnících, kteří dle výpisů z účtu SVJ (ty má Správce k dispozici) všechny zálohy řádně uhradili. Výbor SVJ toto „přehlédl“ s tím, že by se to nemělo opakovat. Avšak, podobná situace se opakovala i o 3 měsíce později (září 2008) a aniž by bylo Správci cokoliv vytknuto, dále již ve vymáhání dluhů nepokračuje (prosinec 2008, březen 2009). Navíc Smlouva ukládá Správci povinnost zajistit uhrazení záloh vlastníky vždy do 15. dne v měsíci – toto Správce od počátku nikdy neřešil a nezajistil. Díky tomu si vlastníci platí zálohy v podstatě kdy se jim zachce. Dodnes není SVJ od Správce informováno o aktuálním stavu dlužných částek záloh vlastníků za rok 2008 (za 2009 už vůbec ne) a ani není SVJ informováno o dlouhodobých dlužnících, tak jak Správci ukládá za povinnost Smlouva.

V říjnu 2008 bylo na schůzi shromáždění vlastníků a za přítomnosti Správce odsouhlaseno navýšení fondu oprav počínaje 1.1.2009. Následně, 19.11.2008 byl Správce písemně vyzván, aby nejpozději do 10.12.2008 doporučeně rozeslal vlastníkům nový předpis záloh (evidenční list) s navýšeným fondem oprav, platný od 1.1.2009. Odpovědí Správce bylo, že bude mít dovolenou a že neví, zda-li to stihne. Po urgenci ze strany SVJ v druhém týdnu roku 2009 nový předpis Správce nakonec v první polovině ledna 2009 pouze vložil do schránek v domě, bez jakéhokoli vysvětlení. Vlastníci si samozřejmě na postup Správce stěžovali a řešil to výbor SVJ na své lednové schůzi. Také se zjistilo, že Správce nevede evidenci vlastníků tak, aby odpovídala skutečnosti a to i přestože součástí Smlouvy je příloha s aktuálním výpisem LV č. 3954, kde jsou uvedeny veškeré náležitosti pro vedení řádné evidence vlastníků. Co je však ze strany SVJ neakceptovatelné, že není Správcem informováno, zda-li není některý z vlastníků díky nedoručenému předpisu od počátku roku 2009 v dlouhodobém dluhu (déle jak 3 měsíce) s placením záloh.

Tou dobou (prosinec 2008 až leden 2009) SVJ reklamovalo provádění úklidu domu a chodníků kolem něj u Správce (zajišťoval tehdy úklid) a i toto se řešilo na výše zmíněné lednové schůzi výboru SVJ. Výsledkem této schůze výboru SVJ bylo usnesení, že se zástupce SVJ sejde se Správcem a projednají veškeré výtky k činnosti Správce a dohodnou se na řešení vzniklých potíží. Tato schůzka SVJ a Správce se konala 4.2.2009 a vyhotovený zápis z ní odmítl Správce podepsat, místo toho Správce zaslal SVJ k podpisu svojí verzi zápisu, pro SVJ naprosto neakceptovatelnou. Reakce Správce na schůzku byla taková, že okamžitě vypověděl SVJ smlouvu o provádění úklidu a „zajistil“ novou úklidovou společnost, které však předložil k podpisu pro SVJ naprosto nevýhodnou smlouvu (chyběla např. ustanovení o výpovědi smlouvy, o možnosti krácení platby za nekvalitně provedené služby apod.). SVJ se naštěstí s novou úklidovou firmou nakonec dohodlo na znění smlouvy vyhovující obou stranám, i bez pomoci Správce.

Po neúspěšném prvním jednání se Správcem bylo tedy ze strany SVJ iniciováno v březnu 2009 nové jednání, avšak Správce opětovně odmítl akceptovat jakékoli výtky v jeho činnosti, odmítl cokoliv podepsat a jednání opustil. Výsledkem pak byla Výpověď, která navíc zahrnovala i výpověď smlouvy o údržbě sadových úprav - i tuto smlouvu lze bez udání důvodu vypovědět s 3 měsíční lhůtou. Zkrátka, na jakoukoliv výtku Správce okamžitě reaguje výpovědí smluv.

A teď již to podstatnější. Dle Smlouvy měl Správce do 31.3.2009 předat SVJ zpracovaný návrh věcného plánu akcí (revizí, údržby, oprav, rekonstrukcí, modernizací, apod.) souvisejících se zajištěním správy, provozem a údržbou společných částí domu a pozemků na období nadcházejícího kalendářního roku. Dále měl Správce do 31.3.2009 zpracovat a předat SVJ návrh rozpočtu domu na období nadcházejícího kalendářního roku a také návrh výše záloh a příspěvků členů Společenství na náklady spojené se správou, provozem a údržbou společných částí domu a pozemků pro období od 1. dubna každého kalendářního roku. Nic z tohoto dodnes nesplnil. Tady však došlo k zásadnímu pochybení ze strany Správce, kdy SVJ nebylo řádně a včas informováno o nutnosti vyměnit v roce 2009 v domě měřidla tepla a teplé vody (úhrnem cca za 900 tisíc Kč) a SVJ tak nemá vytvořenou řádnou finanční rezervu na pokrytí takovéhoto výdaje.

Na základě výše uvedeného byl Správci zaslán doporučeně dopis ze dne 20.4.2009 s reklamací služeb a výzvou k plnění smluvních povinností, obsahující veškeré body a ujednání Smlouvy, které Správce neplní. V jednom z e-mailů se Správce vyjadřuje k tomuto dopisu tak, že na něj nehodlá nijak reagovat.
Dále, dle Smlouvy, má Správce povinnost vyhotovit vyúčtování. Za jakých podmínek, to definuje Smlouva v bodě VI, odst. 4. Veškeré zde zmíněné náležitosti má Správce k dispozici (minimálně od 4.3.2009 vyúčtování tepla, TUV a SV externí firmou; veškeré došlé faktury od dodavatelů, veškeré výpisy z účtu SVJ). Není tedy důvod vyúčtování nevyhotovit v termínech dle Smlouvy. Zde se však vrátím k Výpovědi. Ta v posledním odstavci obsahuje sdělení, že mezi SVJ a Správcem byl dohodnut 4-měsíční termín na zpracování vyúčtování od předání účetnictví SVJ za rok 2007. Žádná taková dohoda nikdy nebyla a ani nemohla být uzavřena, protože by musela mít písemnou formu dodatku ke Smlouvě podepsanou oběma stranami. K tomu jen dodám, že povinnost předat účetnictví SVJ za rok 2007 není nikde ve Smlouvě zakotvena a ani o něj Správce písemně SVJ nikdy nepožádal. Navíc si jej mohl Správce od listopadu 2008 vyžádat i od Austisu (je k tomu zplnomocněn již od 1.1.2008), avšak ani to neudělal. Nyní však na předání účetnictví SVJ roku 2007 váže Správce provedení vyúčtování roku 2008. Tato skutečnost není ale smluvně ujednána a Správce i nadále odmítá vyúčtování vyhotovit.

Dále Správce odmítá předat SVJ k odsouhlasení skutečné náklady roku 2008 (součást vyúčtování) a jejich předání váže na uhrazení faktury s odměnou Správci za měsíc březen 2009. Tato faktura byla zaslána SVJ e-mailem dne 29.4.2009 se splatností ke dni 15.4.2009. Správce byl byl proto vyzván, aby na adresu SVJ doručil fakturu s takovými náležitostmi, které neodporují Smlouvě (především splatnost do čtrnácti dnů ode dne jejího doručení SVJ). Jakoukoli jinou fakturu Správce odmítá SVJ uhradit, neboť je v rozporu se smluvními ujednáními. Správce na výzvu SVJ reagoval tím, že pokud přestane SVJ hradit faktury, Správce přestane provádět veškeré práce kolem domu. SVJ nemá zatím v úmyslu nehradit faktury, pouze vyžaduje, aby faktury od Správce neodporovaly smluvnímu ujednání. Toto Správce ale odmítá a dožaduje se uhrazení faktury nesplňující smluvní ujednání.

Z důvodu výše popsaných a pro SVJ zásadních výhrad k činnosti správce by ale SVJ tuto a další faktury nejraději vůbec nehradilo, pokud by to smlouva umožňovala, a to minimálně do splnění smluvních povinností. Z reakcí Správce máme ale opodstatněné obavy, že již splněny nebudou.

A protože ani v měsíci dubnu Správce nesplnil jemu dané povinnosti Smlouvou, byla počátkem května Správci zaslána reklamace služeb a výzva k plnění smluvních povinností. Toliko tedy informace. Pokračovat budu dále současným vývojem.

[LikarJ]

Nyní již tedy informace o aktuálním dění.

Výbor i kontrolní komise se několikrát sešli a projednávali stávající a možné kroky, co dál. Jelikož není jisté, zda-li Servis 58 splní ještě něco z toho, co neudělal, hledalo se řešení, kdo a jak by to byl schopen a ochoten urovnat věci kolem správy domu (především vyúčtování, účetnictví, předpis, dlužníky a investice).

Zároveň se řešil výběr nového správce – definování kvalitativních požadavků na takovéhoto správce. Po zkušenostech s menší firmou (Austis) a ryze „domácí“ firmou (Servis 58), bylo většinou výboru dohodnuto, že se vybere firma většího rozsahu, která bude (byť za vyšší cenu) poskytovat komplexní služby při správě domu, nebude se bránit dojednání takového znění smlouvy, aby obsahovala i připomínky SVJ a která bude mít letité zkušenosti se správou větších bytových domů, reference, proaktivní přístup k řešení všech záležitostí, komunikativní schopnosti směrem k SVJ. plnohodnotnou zastupitelnost a především komplexní znalost ve veškeré legislativě související se správou domu. Na základě tohoto se dohodlo, že se prvně osloví firma, která se umístila jako druhá ve výběrové řízení na správce z roku 2007 (IKON, s.r.o. – http://www.Ikon.cz ) s tím, zda-li by měli zájem jednak o správu domu, ale především zda-li jsou ochotni nad rámec správcovské smlouvy pomoci SVJ s urovnáním stavu po Austis a Servis 58 (samozřejmě za úplatu). K tomuto se vyjádřili zástupci IKON na předběžné schůzce s výborem SVJ kladně a vyhotoví nám nabídku na správu domu a předběžný návrh na dokončení věcí po Austis a Servis 58.

Výbor SVJ přesto ještě osloví další společnosti a nechá si zaslat nabídky na správu domu a vyhodnotí je. Výsledek pak předloží shromáždění vlastníků k odsouhlasení.

Další postup je tedy následující:
- jednat a dohodnout se Servis 58 splnění co nejvíce z povinností ze stávající smlouvy
- vyhodnotit nabídky na nového správce
- svolat pravidelnou schůzi výboru a kontrolní komise
- svolat shromáždění vlastníků
- předat správu domu novému správci
- zajistit dořešení všech náležitostí po Austsi i Servis 58 tak, ab SVJ mělo vše v pořádku a nový správce mohl plně spravovat dům
- dojednat s Austis konečné znění dohody o finančním vyrovnání
- zajistit údržbu zeleně
- dořešit předpis záloh a zajistit vymáhání dlouhodobých dluhů

[LikarJ]

Teď už jen zkusím odpovědět R. Rovenské na uvodní dotaz - do dnešního dne se p. Kalivodová ze Servis 58 (Správce) vyjadřovala pouze v tom smyslu, že pro SVj už nic dělat nehodlají a rozhodně ne vyúčtování 2008.

Pokud se Servis 58 nedohodneme jinak, necháme vyúčtování roku 2008 zpracovat s největši pravděpodobností nového Správce, ale pak se celá věc asi malinko protáhne (do podzima 2009?).

[rovenskar]

Dobrý den.
Je 24.9.2009 a stále jsem neobdržela vyúčtování za rok 2008. Kdy bude konečně k dispozici? Celá záležitost se již neúměrně protahuje. Pokud jsou nějaké problémy se Servis 58, dosavadní jednání s ním bylo asi málo účinné a je potřeba ze strany výboru zvolit razantnější postup.
Rovenská

[LikarJ]

Dobrý den,

omlouvám se za opožděnou reakci, ale stále jsem čekal, jak celá věc dopadne a s čím po urgencích výboru SVJ i IKON-u Servis 58 přijde.

Pokud to shrnu bez dalšího vysvětlování – přestože Servis 58 na červnové schůzce podpisem „dohody s SVJ“ potvrdil vypracování vyúčtování 2008, dnešní stanovisko p. Kalivodové (Servis 58) zaslané e-mailem výboru SVJ je takové, že s ohledem na „časovou náročnost rekonstrukce“ účetnictví po Austis-u nehodlá pro SVJ vyúčtování roku 2008 připravit.

Dále zkusím vysvětlit podrobněji:
1) Účetnictví roku 2005 a 2006 má SVJ dávno k dispozici – Servis 58 si jej nikdy nevyžádal
2) Účetnictví roku 2007 dal Austis k dispozici již od 11/2008 – Servis 58 si o něj však Austis nikdy oficiálně nepožádal, byť k tomu měli od SVJ zplnomocnění.
3) Účetnictví vedené Austis neobsahuje žádné nesrovnalosti a nebo chyby (veškeré náklady a výdaje a příjmy SVJ byly ze strany SVJ vždy odsouhlaseny) a netuším, co na něm je dle Servis 58 nyní potřeba rekonstruovat.
4) Dále byl od Austis předán kompletní přehled plateb pro všechny jednotky za celou dobu správy domu – tento přehled obdržel i Servis 58, bohužel si data z něj Servis 58 zcela špatně „natáhli“ do svého systému a zcela nesmyslně tak vyžadovali po vlastnících uhrazení dluhů, které ale nikdy tito vlastníci neměli. Na tuto skutečnost byl Servis 58 nesčetněkrát opakovaně jak výborem, tak vlastníky upozorňován, dodnes ale SVJ neobdrželo správně vedenou evidenci plateb a dlužníků za období 2008 a 2009. Lze se obávat, že chybně vedenou evidenci se bude Servis 58 snažit předat i IKON-u.
5) Náklady roku 2008 byly výboru SVJ od Servis 58 předány ke kontrole až v červnu 2009 (dle Smlouvy o obstarání správy domu to mělo být nejpozději 1.4.2009) – jsou v nich nesrovnalosti, chybí zaúčtované nákladové položky (typicky např. pojištění domu ve výši 94 tisíc. Bankovní poplatky apod.). Výbor SVJ trval na zjednání nápravy v nákladech SVJ – dodnes neobdržel řádně opravený přehled nákladů 2008.
6) Náklady roku 2009 – opět to samé, špatně zaúčtované a nebo zcela chybějící nákladové položky v řádech desetitisíců. Opět, výbor SVJ písemně trval na odstranění vad – dodnes nesplněno. Takto vedené náklady hodlá Servis 58 předat IKON-u jako řádně vedené účetnictví SVJ…
7) Přes urgence SVJ stále nejsou známy stavy fondu oprav za rok 2008 a 2009, tak jak je eviduje Servis 58.
8) Dodnes Servis 58 nepředložil SVJ přehled příjmů SVJ za rok 2008 a za rok 2009 - úroky z vkladu na účtu SVJ, likvidace pojistných události, apod.
9) Servis 58 přes urgence nepředložil SVJ přehled inventury pohledávek a závazků, tak jak jej bude předávat novému správci – IKON-u.
10) A ani nepředložil přehled veškerých ostatních předávaných dokumentů novému správci (záruční listy k Servis 58 a jeho nebo dodavateli namontovanými zařízeními za období správy nemovitosti, revizní zprávy, apod.)

V tomto okamžiku SVJ netuší, co vše a v jakém pořádku a kdy hodlá Servis 58 předat ať již SVJ a nebo IKON-u.

V souvislosti s tím se bude o celé záležitosti jednat na schůzi výboru SVJ 14.10.2009 a bude vybrán možný další postup – předpokládá se, že bude následně sjednána schůzka s IKON a bude požádáno o vyhotovení vyúčtování za rok 2008.

Nutno ještě zmínit skutečnost, že ačkoliv byla mezi SVJ a Servis 58 podepsána Dohoda o zkrácení výpovědní lhůty (na žádost Servis 58) a jejím obsahem bylo i ujednání o plnění vzájemných pohledávek, Servis 58 předání veškeré agendy kolem správy domu váže na prvotní uhrazení faktur od SVJ (Dohoda zní však tak, že Servis 58 nejprve předá a SVJ teprve pak uhradí). Takto si Dohodu vykládá Servis 58 ve svůj prospěch a nikde není zaručeno, že předá vše v náležitém pořádku. V Dohodě je také ujednání o tom, že Servis 58 vypracuje vyúčtování 2008, bez nějakých dalších podmínek. Tuto část Dohody však Servis 58 nyní nehodlá plnit a argumentuje podmínkou nutnosti „rekonstrukce“ účetnictví po Austis, avšak které ode dne podpisu Dohody Servis 58 od SVJ odmítá převzít.

Závěr – po „zkušenostech“ se Servis 58 nyní výbor SVJ dojedná vypracování vyúčtování 2008 jiným subjektem a předpokládám, že o všech těchto věcech budou vlastníci spraveni na podzimním shromáždění .